DOCUMENT INTERN APIA! OBLIGAȚIILE ANGAJAȚILOR APIA CARE SE OCUPĂ DE SUBVENȚIILE FERMIERILOR!

SERVICIUL AUTORIZARE PLĂŢI

Serviciul Autorizare Plăţi este organizat şi funcţionează în subordinea directă şi nemijlocită a directorului executiv adjunct pe probleme de autorizare plăţi şi măsuri/ajutoare specifice, având următoarele atribuții principale:

a) asigură informarea fermierilor privind drepturile şi obligaţiile acestora conform Politicii Agricole Comune, în general, şi acordarea sprijinului în cadrul schemelor de plăți directe şi ajutoare naționale tranzitorii (sector vegetal și zootehnic), măsuri de dezvoltare rurală;
b) aplică prevederile manualelor de proceduri privind depunerea, înregistrarea, controlul, supracontrolul, calcularea şi aprobarea plăţilor pentru schemele de plăți directe şi ajutoare naționale tranzitorii (sector vegetal și zootehnic), măsuri de dezvoltare rurală;
c) aplică prevederile instrucțiunilor de lucru elaborate pentru schemele de plăți directe şi ajutoare naționale tranzitorii (sector vegetal și zootehnic), măsuri de dezvoltare rurală;
d) aplică prevederile protocoalelor de colaborare incheiate de APIA cu alte instituții în vederea asigurării bunei funcționări privind funcţiile delegate;
e) transmite la centrele locale arondate procedurile elaborate pentru schemele de plăți directe şi ajutoare naționale tranzitorii (sector vegetal și zootehnic), măsuri de dezvoltare rurală, urmărind aplicarea corectă a acestor proceduri;
f) asigură instruirea personalului de la centrele locale arondate;
g) înregistrează fermierii în baza de date Registrul unic de identificare a fermierilor (RUI) şi asigură întreţinerea acestuia;
h) primeşte cererile unice de plată aferente schemelor de plăți directe şi ajutoare naționale tranzitorii (sector vegetal și zootehnic), măsuri de dezvoltare rurală pentru fermele de peste 50 ha şi le înregistrează în Registratura IACS;
i) realizează controlul administrativ formal (vizual) al cererilor unice de plată;
j) realizează control administrativ în baza de date IACS;
k) realizează al doilea control pentru toate cererile depuse și întocmește procesul-verbal pentru cel de-al doilea control (D1);
l) realizează eșantionarea pentru supracontrol și transmite listele la centrele locale;
m) realizează supracontrol pentru 5% din cererile care au D1 confirmat şi întocmeşte proces-verbal (A1);

n) verifică dosarele şi transmite copii ale acestora pentru cererile de plată selectate pentru control pe teren la Serviciul control pe teren în vederea efectuării acestui control;
o) participă la soluţionarea contestaţiilor;
p) asigură participarea angajaţilor la programe de instruire, seminarii, cursuri desfăşurate în cadrul Agenţiei sau organizate de alte instituţii, pe domeniul său de activitate;
q) respectă legislaţia naţională şi comunitară în vigoare privind schemele de plăți pe suprafață;
r) asigură furnizarea informaţiilor necesare APIA central în vederea întocmirii rapoartelor pentru Organismul Coordonator al Agenţiei, conform formatelor stabilite;
s) asigură luarea deciziei privind cererea de plată în termenele stipulate în legislaţia comunitară şi în procedurile de lucru;
t) efectuează controlul manual al cererilor de plată la nivel central -50 cereri / judeţ;
u) întocmeşte raportul privind rezultatele controlului manual la nivel judeţean;
v) printează, verifică, aprobă situaţiile privind calculul plăţilor (aprobarea plăţilor) pentru cererile fermierilor cu suprafeţe mai mari sau egale cu 50 ha;
w) realizează activităţi de supracontrol privind aprobarea plăţii pentru dosarele din eşantionul de supracontrol de la centrele locale;
x) printează, verifică, autorizează la plată decizii de plată pentru cererile de plată pe suprafaţă şi animale depuse la centrul judeţean, coordonează şi asigură transmiterea acestora către fermieri;
y) printează, verifică, aprobă listele de plăţi pentru cererile fermierilor cu suprafeţe peste 50 ha şi le transmite către directia de specialitate din cadrul APIA central;
z) gestionează propunerile pentru recuperare sume necuvenite;

aa) generează note de fundamentare şi întocmesc procese-verbale de constatare a debitelor în vederea înregistrării acestora în Registrul predebitorilor europeni;

bb) analizează şi rezolvă în termen legal contestaţiile, sesizările şi autosesizările depuse de persoane fizice şi juridice sau transmise de aparatul central spre soluţionare;
cc) înregistereaza in registrul unic de identificare fermieri, elibereaza certificate de intregistrare fermieri, elibereaza adeverinte fermieri pentru masuri de sprijin derulate prin Agentia pentru Finantarea Investitiilor Rurale, elibereaza print-screenuri cu suprafetele declarate de fermieri.
dd) solicită de la centrele locale anexele listelor de plată in format electronic si în format de hârtie; transmite in format electronic listele de plata si anexele specifice acestora la APIA central;
ee) solicita la centrele locale si transmite la APIA - aparat central notele justificative pentru transferarea in contabilitate a transelor de plata din campaniile anterioare;
ff) asigură arhivarea documentaţiei primite şi întocmite conform legislaţiei în vigoare;
gg) personalul de conducere și de execuție din cadrul Serviciului/Biroului autorizare plăți implicat în activitatea auditată, trebuie să prezinte documentele solicitate cu ocazia efectuării misiunilor de audit public intern la solicitarea echipei de audit intern;
hh) documentele solicitate de către directorul Direcției audit intern/auditorii interni vor fi prezentate/comunicate, după caz, cu celeritate sau în termenul stabilit de aceștia, fie în original sau în copii certificate ,,conform cu originalul” și semnate de persoana responsabilă a) îndeplineşte şi alte atribuţii delegate de şeful ierarhic;

Compartimentul IT – LPIS funcţionează în cadrul Serviciului autorizare plăţi şi are următoarele atribuţii şi responsabilităţi:

a) urmăreşte la nivel judeţean şi al centrelor locale implementarea şi respectarea politicii de securitate elaborate, cu modificările şi completările ulterioare, conform cerintelor standardului ISO 27001:2013, pentru care APIA a fost certificată de organismele internaţionale;
b) instalează şi execută aplicaţiile furnizate de Direcţia IT din aparatul central pentru prelucrarea automată a datelor privitoare la: Registrul unic de identificare al fermierilor, IACS, măsuri de piaţă, schemele de subvenţionare a agriculturii din bugetul naţional şi orice altă lucrare pentru care este necesară prelucrarea automată a datelor;
c) acordă asistenţă tehnică tuturor utilizatorilor de echipamente de calcul din centrul judeţean şi centrele locale în legătură cu:
 folosirea aplicaţiilor informatice;
 folosirea pachetelor de programe standard;
 folosirea sistemelor de operare.
d) supraveghează şi întreţine din punct de vedere hardware a echipamentelor din dotarea centrelor judeţene şi a centrelor locale, pentru o utilizare eficientă şi o funcţionare corespunzătoare. Se va efectua o întreţinere preventivă, în concordanţă cu normele şi specificaţiile tehnice ale fabricantului;
e) păstrează legătura cu furnizorii de servicii de întreţinere hardware şi software pentru rezolvarea în cel mai scurt timp a problemelor semnalate în vederea reducerii timpului de indisponibilitate a echipamentelor ;
f) ia măsurile necesare pentru securitatea fizică a instalaţiilor IT, astfel încât orice deteriorare accidentală sau deliberată să fie evitată;
g) ia măsurile preventive şi de detectare în stadii incipiente a tuturor incidentelor care pot afecta structura sistemului IT (foc, inundaţii, căderi de tensiune, acces neautorizat);
h) urmăreşte buna funcţionare a reţelei locale de calculatoare, efectuează conectările şi deconectările la reţea, ia măsurile necesare pentru buna întreţinere a reţelei;
i) analizează şi urmăreşte nivelul serviciilor de comunicaţii asigurate de furnizor şi ia masurile necesare pentru încadrarea în parametrii contractuali;
j) implementează politicile şi procedurile de securitate a informaţiei transmise de la nivel central. Instruieşte întregul personal în legătură cu securitatea IT;
k) participă la procedurile de achiziţii privind echipamentele de calcul. Descrie specificaţiile tehnice ale echipamentelor, în colaborare cu specialiştii de la nivel central ;
l) instalează sau participă la instalarea echipamentelor hardware din dotarea Agenţiei;
m) pune în aplicare cerinţele legate de întreţinerea echipamentelor şi a reţelei de transmisie date, precum şi de operare curentă a aplicaţiilor IT;
n) culege informații legate de modificările limitelor blocurilor fizice , apariția de zone neagricole in interiorul blocurilor fizice, de la fermieri si din alte surse in scopul actualizarii LPIS;
o) răspunde de culegerea informaţiilor de la centrele locale legate de actualizarea LPIS;
p) actualizează punctual LPIS (Sistemul de Identificare a Parcelelor Agricole) la cererea Serviciului LPIS, APIA- aparat central, cu aprobarea directorului general ;
q) realizează situaţii şi statistici privind blocurile fizice care fac obiectul controalelor administrative şi alte situaţii cerute de la nivel central,
r) posteaza pe FTP materialele si informatiile referitoare la activitatea de actualizare a blocurilor fizice
s) asigură instruirea personalului pentru aplicarea procedurilor privind actualizarea si intretinerea LPIS.
t) asigură arhivarea documentaţiei primite şi întocmite conform legislaţiei în vigoare u) îndeplineşte şi alte atribuţii delegate de şeful ierarhic.

În cadrul Serviciului Autorizare Plăți sunt exercitate atribuții și responsabilități privind arhivarea documentelor centrului județean, precum și privind protecția informatiilor clasificate, de către responsabilul delegat în acest sens din cadrul serviciului.

SERVICIUL MĂSURI SPECIFICE

Serviciul măsuri specifice este organizat şi funcţionează în subordinea directă şi nemijlocită a directorului executiv adjunct pe probleme de autorizare plăţi şi măsuri/ajutoare specifice şi are, pe domenii de activitate, următoarele atribuţii:

Activitatea privind schemele de plată acordate în sectorul zootehnic, măsuri de piaţă - intervenţie:

a) îşi însușește prevederile legale şi procedurile de acordare pentru: măsura 215 - bunastare animale, sprijinul cuplat sector zootehnic, ANT sector – zootehnic, ajutoare de stat şi măsuri de piaţă - intervenţie, ajutoare excepționale și M8 și M15;
b) informează producătorii agricoli şi distribuie material informativ referitor la masura delegată 215 - bunastare animale, sprijinul cuplat sector zootehnic ANT - sector zootehnic şi ajutoare de stat derulate;
c) asigură îndrumarea solicitanţilor pentru completarea cererilor;
d) primeşte cererile de solicitare a sprijinului financiar pentru schemele derulate, de la registratură şi le înregistrează / verifică formal şi administrativ;
e) urmăreşte ca cererile de solicitare a sprijinului să fie însotite de documentele care fac dovada îndeplinirii condiţiilor de eligibilitate;
f) gestionează cererile primite în conformitate cu dispoziţiile legale şi manualele de proceduri;
g) întocmeşte şi verifică Listele de plată (pentru Măsura delegată-215, ajutoare excepționale)/situaţiile centralizatoare (pentru ajutoare de stat) cu beneficiarii și sumele aferente cererilor aprobate, diferențiat pe schemele de sprijin și le transmite Direcției plăți directe – sector zootehnic;
h) transmite către SERDRU din centrul judeţean situaţiile centralizatoare cu beneficiarii şi sumele aferente în vederea efectuării plăţii către beneficiari (pentru ajutoarele de stat);
i) efectuează transferul fişierelor de plată cu beneficiarii şi sumele cuvenite la plată către SERD -RU din centrul judeţean în vederea efectuării plăţilor în conturile beneficiarilor (pentru ajutoarele de stat);
j) rezolvă erorile şi reconciliază plăţile aferente Masurii delegate - 215, ajutoarelor specifice europene şi ANT - sector zootehnic cu Direcţia plăți directe – sector vegetal și Direcția plăți directe – sector zootehnic;
k) rezolvă erorile şi reconciliează plăţile aferente ajutoarelor de stat cu SERD-RU din centrul judeţean;
l) întocmeşte şi transmite diferenţiat pe tipuri de scheme de sprijin, raportări, monitorizări, situaţii statistice solicitate de aparatul central şi organismele abilitate;
m) păstrează şi arhivează documentele aferente Masurii delegate - 215, ajutoarelor excepționale și a sprijinului cuplat sector zootehnic, ANT sector – zootehnic şi a ajutoarelor de stat;
n) răspunde la orice solicitare venită din partea departamentelor din cadrul aparatului central, MADR şi alte organisme abilitate;
o) soluţionează contestaţiile depuse de producătorii agricoli şi răspunde la petiţii;
p) participă la instruirile organizate de compartimentul de specialitate din aparatul central şi alte organisme abilitate;
q) inițiază instruiri cu personalul din cadrul centrelor locale în vederea aplicării corecte şi unitare a prevederilor legale şi manualelor de proceduri pentru schemele de plată gestionate;
r) întocmesc note de fundamentare şi procese – verbale de constatare a debitelor, cu încadrarea în termenele legale şi procedurale;
s) întocmește titlurile de creanță pentru ajutoarele necuvenite stabilite conform O.G. nr. 14/2010 privind măsuri financiare pentru reglementarea ajutoarelor de stat acordate producătorilor agricoli, incepând cu anul 2010, respectiv pentru creantele stabilite conform OUG 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, cu modificările și completările ulterioare;

t) în cadrul comisiei de solutionare a contestatiilor, analizează contestațiile și emite proiectul deciziilor de soluţionare a contestaţiilor împotriva titlurilor de creanţă întocmite pentru ajutoarele necuvenite, stabilite conform Ordonanței Guvernului nr. 14/2010 privind măsuri financiare pentru reglementarea ajutoarelor de stat acordate producătorilor agricoli, începând cu anul 2010, respectiv contestaţiile împotriva titlurilor de creanţă stabilite conform OUG 66/2011 privind prevenirea, constatarea şi sancţionarea neregulilor apărute în obţinerea şi utilizarea fondurilor europene şi/sau a fondurilor publice naţionale aferente acestora, cu modificările și completările ulterioare;
u) analizează şi rezolvă în termen legal contestațiile, sesizările și autosesizările depuse de persoane fizice şi juridice sau transmise de aparatul central spre soluţionare;

v) verifică documentele depuse de reprezentantul legal al organizației de producători/asociației organizației de producători din sectorul laptelui și al produselor lactate și notifică A.N.Z. și organizația solicitantă în vederea efectuării controlului la fața locului pentru verificarea condițiilor de recunoaștere;
w) personalul de conducere și de execuție, implicat în activitatea auditată, trebuie să prezinte documentele solicitate cu ocazia efectuării misiunilor de audit public intern la solicitarea echipei de audit intern;
x) documentele solicitate de către directorul Direcției audit intern/auditorii interni vor fi prezentate/comunicate, după caz, cu celeritate sau în termenul stabilit de aceștia, fie în original sau în copii certificate ,,conform cu originalul” și semnate de persoana responsabilă.